Часто задаваемые вопросы •
В 1С:Управляющем в качестве основного метода для определения доходов и расходов используется «метод начисления», без которого невозможно получить точные финансовые результаты. Этот метод знаком всем финансовым специалистам, но абсолютно не понятен «обычным людям». Далее постараемся объяснить, как работает метод начисления.
С самого детства каждый из нас покупает что-то в магазинах. Отдали деньги продавцу и получили товар. Эти простые действия сформировали мнение о том, что денежные поступления — это доходы продавца. В отличие от обычных людей, финансовый специалист разделит процесс продажи на две отдельные операции. Первая — это отгрузка товара, фиксирующая доход и задолженность покупателя. Вторая операция — погашение этой задолженности. В рознице это происходит одновременно, а в расчетах между организациями операции разнесены по времени.
Метод начисления говорит нам о том, что предоплата, полученная от клиента, не является доходом предприятия. Доход признается после отгрузки товара или оказания услуги. Соответственно, денежные средства, полученные авансом, не считаются «заработанными деньгами» и не стоит спешить их тратить.
Для отражения доходов предприятия используется документ «Отгрузка товаров и услуг». С помощью этого документа можно зафиксировать практически все виды реализации: от товаров и услуг до материалов и имущества. При проведении документа фиксируются доходы предприятия и формируется задолженность покупателя. Когда от покупателя поступит оплата, задолженность погасится банковским или кассовым документом.
Существует еще один документ «Розничные продажи». Отличие этого документа от предыдущего в том, что он создан для розничной торговли и отражает реализацию товаров или услуг одновременно с оплатой задолженности покупателя.
Давайте перевернем ситуацию и рассмотрим расходы вместо доходов. Существует заблуждение, что предприятие понесет расходы в тот момент, когда перечислит деньги поставщику товара или услуги. По методу начисления, платежи поставщику нельзя считать расходами. Расходы появляются, когда услуга получена или происходит списание товара в процессе реализации.
Ситуация, когда платежи не являются расходами предприятия, также может происходить с зарплатой и налогами. Предприятие несет расходы, когда начисляет зарплату. При выплате заработной платы никакие расходы не появляются, а погашается задолженность компании перед сотрудниками. Такой же принцип действует и для налогов, расходы фиксируются в момент начисления, а при уплате устраняются обязательства перед бюджетом.
Для учета разных видов расходов в сервисе 1С:Управляющий используются различные документы. Начнем с документа «Поступление товаров и расходов», с помощью которого можно отразить услуги подрядчика. Документ при проведении относит стоимость полученных услуг на расходы предприятия и формируют задолженность компании перед подрядчиком. Эту задолженность предприятию нужно будет погасить.
Перейдём к зарплате и налогам. При проведении документа «Начисление зарплаты» отражаются расходы предприятия. Одновременно с этим формируется задолженность предприятия перед сотрудниками, которая впоследствии закроется с помощью банковских или кассовых документов. Такая же ситуация в расчетах с бюджетом. При проведении документа «Начисление налогов» сумма налогов увеличит расходы предприятия и сформирует фискальную задолженность. Потом эта задолженность гасится платежными документами.
Достаточно распространена ситуация, когда финансовые директора не заморачиваются с учетом доходов и расходов методом начисления и выбирают простой кассовый метод. Во многих случаях это может быть оправданным решением. В 1С:Управляющем такая возможность присутствует.
В этом случае из всего множества документов 1С:Управляющего нам понадобятся только «Банковские операции» и «Кассовые операции». Напишем, как их нужно заполнять при кассовом методе. В таблице документа есть поле «Вид движения» с большим списком видов операций. Для кассового метода нужно ограничиться только пунктом «Прочие доходы» при отражении поступлений денег и пунктами «Общие расходы» и «Прямые расходы» в случае платежей. Остальные пункты, как бы ни хотелось, выбирать не нужно, так как они используются при учете методом начисления.
При отнесении поступлений и платежей напрямую на «доходы» и «расходы» в документах не указываются отправители и получатели денежных средств. Вместо них в документах необходимо указывать аналитику доходов и расходов (виды бизнеса, статьи расходов). Это логично, так как при кассовом методе не контролируется «дебеторка» и «кредиторка». Тем не менее информация об контрагентах может быть востребована для учета. В этом случае отправителей и получателей платежей рекомендуется записывать в поле «Комментарий».
Довольно часто возникает ситуация, когда финансовому менеджеру какие-то доходы или расходы нужно вести методом начисления, а какие-то — кассовым методом. Такой «смешанный» подход вполне можно реализовать в 1С:Управляющем.
К примеру, финансовому менеджеру нужно вести учет доходов от продаж кассовым методом, а расходов по зарплате — методом начисления. В этом случае в банковском документе поступление выручки необходимо отразить как доходы предприятия, а выплату сотрудникам — как погашение задолженности по зарплате. Для начисления зарплаты и отнесения её на расходы придется создавать отдельный документ.