Часто задаваемые вопросы •
Для оперативного планирования денежных средств бизнеса в 1С Управляющем используются казначейские заявки и платежный календарь. О работе с казначейскими заявками можно прочитать в отдельном материале. Здесь же мы расскажем, как с помощью платежного календаря эффективно управлять деньгами бизнеса — корректно выявлять «кассовые разрывы», распределять заявки между расчетными счетами и переносить даты платежей.
Платежный календарь состоит из двух блоков. В верхнем (основном) блоке платежного календаря отображаются все запланированные поступления и оплаты по расчетным счетам. Если в верхнем блоке выделить ячейку с суммой, то в нижнем блоке появятся все заявки, которые эту сумму сформировали.
Не менее важной частью платежного календаря, чем заявки на поступления и платежи, является автоматический расчет остатков денег на будущие дни. Ниже опишем, какие сложности могут возникнуть при расчете остатков, их природу и расскажем, какое решение есть в 1С:Управляющем.
В большинстве учетных систем платежный календарь — это таблица, в которой все запланированные поступления и платежи разнесены по датам. Благодаря этому финансовый менеджер может рассчитать остатки на каждый будущий день и выявить «кассовые разрывы». До текущего дня остатки платежного календаря заполняются фактическими остатками на банковских счетах, а далее — расчётными. То есть, остатки на будущие дни будут зависеть от фактических остатков на сегодняшний день. И тут кроется опасность — не всегда фактические остатки будут корректными.
Приведём вполне жизненный пример. Бухгалтер, который заносил банковские выписки, заболел и фактические данные не были внесены вовремя. В результате в учетной системе на текущий день будут некорректные фактические остатки, по которым в платежном календаре расчитаются неправильные остатки на последующие дни. Для исправления подобных ситуаций в 1С:Управляющем существует ручная корректировка начальных остатков.
В 1С Управляющем при необходимости можно корректировать остатки прямо в платежном календаре. Пользователю достаточно узнать достоверные остатки и он сможет оперативно указать их в платежном календаре, не дожидаясь, пока бухгалтер отразит выписку из банка в системе.
Для того, чтобы вручную изменить остатки, необходимо кликнуть два раза на ячейку «Остатки на утро» нужного дня. В открывшейся форме потребуется выбрать параметр «Ручная корректировка остатков» и у расчетных счетов указать актуальные остатки. После закрытия формы скорректированные остатки отобразятся в платежном календаре, а плановые остатки на последующие дни пересчитаются.
Иногда возникает ситуация, в которой необходимо переместить заявку на другую дату или поменять расчетный счет для ее оплаты. Сделать это можно, открыв и отредактировав заявку, а можно гораздо проще — прямо в платежном календаре. Для изменения расчетного счета или даты платежа, необходимо мышкой перетащить заявку из нижнего блока платежного календаря на нужную ячейку в основном блоке. После перемещения платежный календарь автоматически пересчитает остатки.
Даже успешный бизнес может оказаться в ситуации, когда платежный календарь упрямо будет показывать, что денег для оплаты заявки на одном расчетном счете нет и не предвидится. При этом в целом по бизнесу необходимая сумма на счетах есть. В подобных случаях будет полезен функционал по разделению одной заявки на две части — например, для её оплаты с двух расчетных счетов.
Для разбиения заявки необходимо в нижней части платежного календаря правой кнопкой мышки щелкнуть на заявку и в контекстном меню выбрать пункт «Разбить заявку». В открывшемся окне «Значение новой заявки» вводим сумму, которую нужно перенести, а также расчетный счет, куда следует отправить деньги. В результате вместо одной заявки появятся две.
Выше была описана работа с документом «Платежный календарь», который адаптирован для быстрого выявления «кассовых разрывов», переноса заявок и решения других задач управления деньгами бизнеса. Поэтому все данные отражаются с аналитикой по расчетным счетам. В то же время информация о запланированных платежах не ограничивается только расчетными счетами.
Документ «Платежный календарь» в 1С Управляющем строится на основании заявок. А в заявках пользователи указывают не только расчетные счета, но и подразделения, статьи, отправителей, получателей платежей и так далее. Чтобы отобразить эту информацию для просмотра и анализа в 1С:Управляющем есть специализированный отчет, который может выводить данные по запланированным поступлениям и платежам в разных аналитических разрезах.
Чтобы более детально посмотреть информацию о любой сумме из отчета можно провести её «drill down», дважды кликнув по ней мышкой. Откроется список заявок, в котором отобразятся все заявки, сформировавшие данную сумму.