Часто задаваемые вопросы •
Финансовый директор предпочитает импортировать данные в 1С Управляющий, а не вносить их вручную. В программах, из которых импортируются данные, обычно отсутствует нужная финансовому директору аналитика, а операции в них излишне детализированы. Чтобы преобразовать операции к нужному виду в процессе импорта используются Помощник Выгрузки и Помощник Загрузки. Опишем, как правильно использовать эти инструменты импорта данных.
Для выгрузки данных используется «Помощник Выгрузки». Чтобы его запустить из 1С:Бухгалтерии, в разделе «Главное» перейдите по ссылке 1С:Плюс и установите «дополнение» с названием «Экспорт данных для 1С:Управляющий». После этого на главной панели 1С:Бухгалтерии появится раздел «1С:Управляющий» со ссылкой на Помощник Выгрузки. Помощники для других конфигураций 1С можно скачать с сайта www.ru-systems.ru на странице «Поддержка». Затем откройте скачанный Помощник в программе, откуда импортируются данные, через меню «Файл — Открыть».
В начале работы с Помощником Выгрузки пользователь может выбрать, что нужно выгружать: «Начальные остатки» или «Хозяйственные операции». По начальным остаткам вопросов обычно не возникает, поэтому выгрузку остатков пропустим и перейдём к выгрузке операций. А именно рассмотрим, как с помощью настроек в Помощнике Выгрузки преобразовать бухгалтерские операции в тот вид, который нужен финансовому директору.
Начнем с шага Помощника Выгрузки под названием «Параметры учета в 1С:Управляющем». Обратим ваше внимание, что указанные параметры на этом шаге должны абсолютно точно повторять настройки, указанные непосредственно в 1С:Управляющем в разделе «Администрирование». Это необходимо чтобы преобразовать «бухгалтерские данные» под специфику управленческого учета. Например, если в 1С:Управляющем отключен учет по складам, то в процессе выгрузки из товарных операций будут исключены склады.
При импорте операций в 1С Управляющий не должна загружаться лишняя для финансового менеджера информация. Настоятельно рекомендуем воздержаться от включения «избыточных» параметров в Помощнике Выгрузки, а значит, и в настройках программы. Довольно часто такие параметры, как «учет по складам», «учет по статьям движения денег» и другие, являются неактуальными для конкретных задач управленческого учета финансов. Тем не менее финансовые менеджеры предпочитают их включать.
На некоторых предприятиях номенклатура товаров может насчитывать тысячи или десятки тысяч позиций. Для того чтобы финансовому директору не пришлось загружать такой большой объем ненужной для него информации, рекомендуется «укрупнять номенклатуру», или как это еще называют «сворачивать номенклатуру». В 1С:Управляющем для этого предусмотрен параметр «Суммовой учет товаров и услуг». Его необходимо включить на шаге «Параметры учета в 1С:Управляющем», после чего на следующем шаге выбрать вариант сворачивания номенклатуры, к примеру, по видам номенклатуры или номенклатурным группам.
Одна из главных задач управленческого финансового учета заключается в определении прибыльных и убыточных направлений деятельности, проектов, видов товаров или продукции предприятия. Для аналитики учета доходов и расходов в 1С:Управляющем предусмотрен справочник «Виды бизнеса». Прямого аналога для него в 1С:Бухгалтерии нет, поэтому на шаге «Аналитика доходов и расходов» в Помощнике Выгрузки нужно указать справочник 1С:Бухгалтерии, элементы которого будут загружены в 1С:Управляющий в качестве «видов бизнеса».
Cамым близким к «видам бизнеса» по смыслу в 1С:Бухгалтерии является справочник «Номенклатурные группы». Если бухгалтеры полноценно используют его при учете доходов и расходов в 1С:Бухгалтерии, то этот справочник будет лучшим вариантом для выбора. Помимо «Номенклатурных групп» в качестве видов бизнеса можно использовать справочники «Организации» и «Дополнительные сведения».
Справочник «Организации» идеально подойдет, если на предприятии для каждого направления деятельности создано отдельное юрлицо. Вариант с «Дополнительными сведениями» может использоваться практически в любых случаях, но он более сложный в настройке и потребует дополнительных трудозатрат от пользователей 1С:Бухгалтерии. О том, как использовать справочник «Дополнительные сведения» при выгрузке операций в 1С Управляющий, рассказано на странице «Импорт доходов и расходов с нужной управленческой аналитикой».
Помимо «видов бизнеса» в 1С:Управляющем версии ПРОФ есть еще одна управленческая аналитика, которая называется «Подразделения». Эту аналитику используют как для учета доходов и расходов, так и для учета движения денег. Изначально в 1С:Управляющем параметр «Учет по подразделениям» выключен, но его можно включить в Стартовом Помощнике или в настройках программы. Соответственно, в Помощнике Выгрузки на шаге «Параметры учета в 1С:Управляющем» этот параметр также необходимо включить.
Если этот параметр включен, в процессе выгрузки данных появится шаг «Учет по подразделениям». На данном шаге нужно выбрать справочник 1С:Бухгалтерии, элементы которого будут загружены в 1С Управляющий в качестве «подразделений». Если у вас 1С Бухгалтерия версии КОРП, то она имеет прямой аналог подразделениям 1С:Управляющего. В 1С:Бухгалтерии версий ПРОФ и Базовая такого аналога нет и приходится выбирать из оставшихся вариантов: «Организации», «Подразделения затрат», «Дополнительные сведения».
Иногда бухгалтеры не заполняют аналитику доходов и расходов в документах 1С:Бухгалтерии. Ситуацию усложняет то, что они запрещают другим сотрудникам вносить изменения в их программу. Не стоит переживать по этому поводу. Даже если операции выгрузятся без аналитики, их всегда можно дозаполнить после импорта непосредственно в 1С:Управляющем. Подробно об импорте данных с нужной финансовому директору аналитикой доходов и расходов можно прочитать здесь.
Последним в настройке Помощника Выгрузки будет шаг «Формирование файла выгрузки». На этом шаге нужно указать путь к файлу и запустить процесс выгрузки. Если какие-то операции не будут выгружены, Помощник покажет их в отчете о невыгруженных операциях.
Есть несколько причин, по которым операции могут быть не выгружены или выгружены не полностью. Во-первых, часть операций может быть намеренно исключена. Это может сделать сам пользователь, воспользовавшись фильтрами в Помощнике Выгрузки. Отчет напомнит ему об этом. Во-вторых, импорт операций может быть не выполнен ввиду того, что в 1С:Управляющем не предусмотрены документы для их отражения. И наконец, самой распространенной причиной является незаполненная пользователями аналитика в документах 1С:Бухгалтерии.
Отчет о невыгруженных операциях несет в себе важную информационную функцию, помогающую контролировать полноту выгруженных данных. Его польза не заканчивается на этом. Пока пользователь не перешел к загрузке данных, у него есть шанс заполнить недостающую аналитику в документах 1С:Бухгалтерии. Он может кликнуть на строку отчета со ссылкой на операцию и в открывшемся документе заполнить отсутствующую аналитику. Аналогичные действия нужно выполнить для остальных операций в отчете, после чего повторно выгрузить данные.
Перейдем к загрузке данных. Теперь все действия будут выполняться непосредственно в 1С:Управляющем. Перед началом загрузки нужно убедиться в том, что функционал импорта операций включен в 1С:Управляющем. Для этого необходимо проверить, что в разделе «Администрирование» в настройках программы установлена галочка «Импорт данных».
Если «Импорт данных» включен в 1С:Управляющем, в разделе «Администрирование» будет видна ссылка на список «Информационные базы импорта». Этот список используется системой, чтобы различать данные, загруженные из разных источников. Чаще всего в него заносят названия разных программ 1С, из которых выполняется импорт операций. Перед началом загрузки нужно создать новый элемент в этом списке и внести в него сведения о базе, откуда будут загружаться операции.
Загрузка данных в 1С Управляющий происходит через Помощник Загрузки. Запустить его можно в разделе «Администрирование» по ссылке «Загрузка хоз. операций». На первом шаге потребуется выбрать информационную базу и указать путь к файлу выгрузки. На следующих шагах Помощника Загрузки будет выполнена настройка соответствий справочников. Объясним, для чего нужна эта настройка и как ей пользоваться.
Настройка соответствий выполняется для аналитических справочников, состав которых в бухгалтерском учете может сильно отличаться от управленческого учета. В качестве примеров рассмотрим справочники «Статьи затрат» 1С:Бухгалтерии и «Статьи расходов» 1С:Управляющего. Справочник «Статьи затрат» в первую очередь будет содержать бухгалтерские статьи, напрямую или косвенно влияющие на налогообложение. А справочник «Статьи расходов» будет состоять из статей, которые интересуют топ-менеджмент с точки зрения контроля расходов предприятия.
В такой ситуации возникает необходимость сопоставить загружаемые элементы справочников 1С:Бухгалтерии с элементами справочников 1С:Управляющего. Настройка соответствий выполняется для элементов каждого справочника 1С:Бухгалтерии на отдельных шагах Помощника Загрузки. Например, «Номенклатурные группы» 1С:Бухгалтерии будут сопоставляться с «Видами бизнеса» 1С:Управляющего, а бухгалтерские «Статьи затрат» будут подменяться на управленческие «Статьи расходов» и так далее.
Для элементов бухгалтерских справочников пользователь может выбрать подходящий элемент из справочника 1С:Управляющего. Причем нескольким элементам 1С:Бухгалтерии можно настроить один элемент 1С:Управляющего. Если пользователь не настроит соответствие, то элемент загрузится в 1С Управляющий с тем же наименованием как в 1С:Бухгалтерии. Такая настройка сохранится и «настроенные элементы» при следующих загрузках отображаться не будут. Подробнее можно прочитать в отдельной статье о настройке соответствий элементов справочников.
После загрузки документов в 1С Управляющий часть из них может оказаться с незаполненной аналитикой. Это происходит, если аналитика не была заполнена пользователями в документах 1С:Бухгалтерии или если в этих документах вообще отсутствует соответствующее поле для ее указания. Чтобы финансовому директору не пришлось долго искать и дозаполнять такие документы в 1С:Управляющем, в Помощнике Загрузки предусмотрен отдельный шаг, на котором будут отображены все эти документы.
Загруженные документы можно будет сразу провести непосредственно в Помощнике Загрузки. У большинства пользователей проведение документов выполняется без проблем и на этом импорт операций в 1С Управляющий благополучно заканчивается. Однако в отдельных случаях провести некоторые документы не удаётся. Речь идёт о документах, отражающих отгрузку или списание товаров. Обычно это происходит, когда импорт производится в первый раз и не были предварительно перенесены начальные остатки.