Часто задаваемые вопросы •
Один из самых популярных вопросов по работе в сервисе 1С Управляющий — Как часто в него нужно импортировать данные. Ответ на этот вопрос зависит от того, какой вариант управленческого финансового учета используется в вашей компании.
Предприятия, которые используют 1С Управляющий, можно условно поделить на две почти равные группы. Пользователи первой группы ведут только учет денег и определяют финансовые результаты «кассовым методом». Представители второй группы задействуют практически весь функционал программы и используют классический «метод начисления». У каждой группы свои требования к оперативности получения данных.
Многие пользователи 1С:Управляющего, которые определяют финансовые результаты методом начисления, импортируют данные раз в месяц или даже реже. Это объясняется тем, что существенная часть расходов наших предприятий соответствует полному месяцу. Понятными примерами будут «зарплата», «налоги» и «аренда», которые являются значительными расходами для предприятий и, как правило, отражаются помесячно. Поэтому данные, импортированные меньше чем за месяц, не позволят определить финансовый результат за выгруженный период.
Хотят того финансовые менеджеры или нет, определить прибыль или убыток за истекший месяц в нашей стране можно только тогда, когда этот месяц закончится. В других странах, возможно, быстрее. Например, в Британии зарплату начисляют за неделю, налоги по зарплате тоже за неделю, и аренду — опять за неделю. Благодаря этому финансовые менеджеры Туманного Альбиона могут рассчитать прибыль своего предприятия за неделю, что в наших условиях в ближайшей перспективе, увы, невозможно.
И всё же работа финансового менеджера не сводится только к формированию P&L. Помимо финансовой отчетности, перед ним стоит ещё одна важная задача — оперативное управление деньгами предприятия. В этом случае финансовый менеджер в 1С:Управляющем будет использовать казначейские заявки и платежный календарь. Банковские операции он сможет оперативно загружать напрямую из банк-клиента, а не импортировать их из бухгалтерской программы. А операции доходов и расходов «методом начисления» нужно будет импортировать помесячно.
При учете кассовым методом 1С Управляющий используется в качестве инструмента для оперативного управления деньгами предприятия. В первую очередь это касается небольших предприятий. С помощью казначейской системы финансовый менеджер согласует заявки на оплату. Платежный календарь позволяет выполнять оперативное планирование платежей. Такая схема работы подразумевает оперативное получение информации о фактических платежах.
Казалось бы, оперативно получать информацию о фактических платежах можно из 1С:Бухгалтерии. Но на практике бухгалтеры часто заняты «более важной работой» и банковские выписки будут заноситься в программу с задержкой. Финансовому менеджеру нет времени ждать, пока данные по «кассе» и «банку» отразятся в 1С:Бухгалтерии, чтобы потом импортировать их в свою программу. Поэтому «управленческую кассу» в компании предпочитают вести непосредственно в 1С:Управляющем, а банковские операции максимально оперативно загружают из банк-клиента.
На крупных предприятиях, имеющих распределенные подразделения, ситуация может быть другой. Каждое подразделение на таком предприятии управляет своими расчетными счетами. Поэтому функционал оперативного управления деньгами (казначейские заявки и платежный календарь) будет менее актуален. На таких предприятиях 1С Управляющий станет средой консолидации, в которую будут импортироваться данные из других программ 1С для получения итоговой финансовой отчетности по денежным потокам компании.
1С Управляющий создан специально для финансового менеджера. В этой программе он ведет управленческий финансовый учет с нужной ему аналитикой и детализацией, которая отличается от бухгалтерской. Поэтому финансовому менеджеру нужно, чтобы информация в процессе импорта преобразовалась в необходимый ему вид. Он должен задать необходимые ему параметры, с помощью которых данные будут преобразованы. Большинство из этих параметров будут актуальны, если учет доходов и расходов в 1С:Управляющем ведётся методом начисления.
Таким образом, при использовании «метода начисления» автоматический, без участия человека, импорт реализовать невозможно. Что касается «кассового метода», то количество импортируемых документов и параметров их преобразования будет в несколько раз меньше. А значит и автоматизировать импорт будет гораздо проще. Пока такой «авто-импорт» отсутствует в штатном функционале 1С:Управляющего и есть только в нескольких «пилотах» в рамках индивидуальных доработок для клиентов.
Давайте представим ситуацию. Финансовый менеджер импортирует из 1С:Бухгалтерии данные в 1С Управляющий за прошедший месяц. После этого он корректирует загруженные документы и проставляет нужную ему аналитику. Спустя несколько дней бухгалтеры получают от контрагентов новые документы за прошедший период и заносят их в свою программу «задним числом». Как теперь финансовому менеджеру решить проблему с актуальностью данных в 1С:Управляющем?
Такая ситуация случается достаточно часто, и мы сделали все, чтобы пользователи 1С:Управляющего смогли ее решить. Нужно всего лишь повторно выгрузить данные за прошлый месяц. Программа сама сравнит вновь загружаемые документы с ранее загруженными. Если операции в них при сравнении будут совпадать, то документы не будут загружены в систему второй раз. А если программа найдет хоть какое-то отличие, то откроется форма, где пользователю будет предложен выбор, перезаполнить документ или оставить его «старый» вариант.
Если пользователь уверен, что изменения вносились в 1С:Бухгалтерии, следует выбирать пункт «Перезаполнить существующий документ». А если финансовый менеджер корректировал данные после загрузки на стороне 1С:Управляющего, нужно выбрать пункт «Оставить документ без изменений». Если возникнут сомнения, можно кликнуть на ссылку «Загружаемые операции отличаются от имеющихся в документе» и в открывшейся форме посмотреть различия.
Было бы просто замечательно, если бухгалтеры не вносили данные в свою программу «задним числом». К сожалению, даже если они будут предельно внимательны и пунктуальны, все равно найдутся контрагенты, которые пришлют документы с опозданием. Переживать по этому поводу бесполезно, нужно адаптироваться к данной ситуации. Ниже описана схема, позволяющая импортировать данные в 1С Управляющий и поддерживать их актуальность. Мы рекомендуем её тем, кто ведет управленческий учет доходов и расходов «методом начисления».
По прошествии Января выполняется импорт всех операций за Январь. После окончания Февраля выгружаются хозяйственные операции за период Январь-Февраль, чтобы актуализировать январские данные и добавить к ним февральские операции. Когда закончится Март, нужно импортировать данные за Январь-Март для актуализации первых двух месяцев и загрузки операций за третий месяц.
После того как закончится первый квартал, бухгалтеры сдадут отчетность в налоговую. Теперь они не станут вносить данные в «закрытый» период. В начале следующего квартала вернемся опять к одному месяцу — по окончании Апреля данные будут импортированы только за Апрель. Когда завершится Май, понадобится выгрузить операции за Апрель-Май. С окончанием Июня импортируются операции за Апрель-Июнь. И так схема будет повторяться из квартала в квартал.