Как организован управленческий финансовый учет в 1С:Управляющем и какие у него преимущества перед электронными таблицами.
Чтобы сформировать отчетность многие финансовые менеджеры используют Excel. Для сбора данных им приходится копаться в отчетах 1С:Бухгалтерии, выискивая нужные им «цифры», и переносить их в электронные таблицы. 1С:Управляющий предлагает более современный подход.
В отличие от Excel, где данные приходится вносить вручную, в 1С:Управляющий достаточно импортировать хозяйственные операции из 1С:Бухгалтерии или других программ 1С. Загруженные данные можно использовать для формирования любых финансовых отчетов, необходимых для анализа состояния дел бизнеса. Чтобы получить в отчетах данные с нужной аналитикой и детализацией, при импорте предусмотрена возможность подменять бухгалтерскую аналитику на управленческую.
В сервисе 1С:Управляющий доступны различные аналитики, необходимые финансовому менеджеру для управленческого учета. Для наглядности рассмотрим аналитику «Виды бизнеса», которая нужна для оценки структуры рентабельности по направлениям деятельности предприятия.
В 1С:Бухгалтерии такой аналитики нет, потому что эта программа создана для бухгалтеров, которые формируют в ней отчетность для налоговой инспекции. А налоговую инспекцию интересует не структура прибыли, а общее значение прибыли как объект налогообложения. 1С:Управляющий дает возможность автоматически подменить бухгалтерскую аналитику на управленческую в процессе импорта. Так, например, то, что называлось «номенклатурными группами» в 1С:Бухгалтерии будет выгружено как «виды бизнеса» 1С:Управляющего.
Помимо подмены аналитики, в процессе импорта предусмотрена возможность укрупнения номенклатурных позиций. Зачем это нужно? В бухгалтерских базах ведется подробный учет каждой номенклатурной позиции, а финансовому менеджеру такая детализация не нужна. Поэтому при импорте существует возможность автоматического «сворачивания» номенклатуры. Десятки и сотни тысяч наименований товаров можно свернуть до нескольких позиций, которые будут соответствовать, например, группам (папкам) справочника 1С:Бухгалтерии.
Операции из документов 1С:Бухгалтерии загружаются в соответствующие документы 1С:Управляющего, где финансовый менеджер может легко вносить корректировки. Кроме того, у пользователя сервиса всегда есть возможность заносить операции непосредственно в 1С:Управляющий.
Одним из очевидных преимуществ сервиса перед Excel является возможность коллективной работы с данными. У финансового директора всегда максимальные права доступа, при этом он может давать ограниченный доступ остальным сотрудникам финансовой службы или специалистам из других отделов. Например, он может предоставить руководителям линейных отделов возможность заполнять в сервисе заявки на оплату.
Работая с Excel финансовый менеджер ограничен структурой отчета, в который он заносит данные. Таблица Excel не только отображает, но и хранит в себе данные. Соответственно, если финансисту понадобятся дополнительные аналитики, ему придется усложнять отчет. В конце концов отчет станет трудным для восприятия.
Принцип работы в 1С:Управляющем совершенно другой. Все необходимые данные хранятся внутри системы, и в отчет выводится только та аналитика, которая в данный момент необходима финансовому менеджеру. Например, один и тот же отчет P&L (финансовые результаты) можно посмотреть в сводном виде по подразделениям, в виде «шахматки» по видам бизнеса или в динамике по месяцам.
Благодаря сервису 1С:Управляющий финансовому менеджеру больше не придется зависеть от бухгалтерской службы. Ведь у него появится своя учетная система, куда он сможет загружать данные и вести финансовый учет в 1С с нужной аналитикой и детализацией. А Excel можно будет оставить для других задач.