Часто задаваемые вопросы •
1С:Управляющий создан для финансовых директоров, чтобы они вели управленческий финансовый учет с нужной им детализацией и аналитикой. Вместо того чтобы заносить в систему хозяйственные операции вручную, они обычно импортируют их из 1С:Бухгалтерии или 1С:Торговли. Импортированная из бухгалтерской или торговой программы номенклатура товаров и услуг очень часто излишне детализирована для финансового директора.
Представим продуктовый магазин с огромным количеством различных товаров. Каждая упаковка масла, бутылка воды и все остальные продукты учитываются в специализированной торговой программе. Финансовый директор импортирует из нее данные в свою программу 1С:Управляющий. Как правило, финансового директора не интересуют продажи с детализацией до конкретной буханки хлеба, поэтому вместо отдельных номенклатурных позиций он переносит в 1С:Управляющий укрупненные категории товаров, например «Бакалея», «Гастрономия» и «Напитки».
Такой подход сделает учет намного проще и удобнее для финансового директора, которому в отличие от маркетолога не нужна излишняя детализация. Если в какой-то момент финансиста все-таки заинтересует ситуация с конкретной товарной позицией, то увидеть информацию о ней он сможет в программе, установленной в магазине. Ну и самое очевидное преимущество укрупнения номенклатуры — база 1С:Управляющего не будет загромождаться лишними данными, что обеспечит быструю и эффективную работу в сервисе.
Для начала объясним, чем «суммовой учет» отличается от «количественно-суммового учета» товаров и услуг. Количественно-суммовой учет — это когда мы покупаем кирпичи и в программу заносим сумму, на которую их купили, а также их количество. Суммовой учет — это когда мы указываем только сумму, а количество не указываем.
При укрупнении номенклатуры в одну категорию могут попадать различные товары и услуги с совершенно разными единицами измерения и складывать их в количественном выражении абсолютно бессмысленно. Но при этом складывать их в стоимостном выражении вполне реально. Поэтому количественно-суммовой учет для укрупнения номенклатуры не подходит и следует использовать суммовой способ учета товаров и услуг.
В начале работы с сервисом способ учета товаров и услуг выбирается в Стартовом Помощнике. В дальнейшем найти и изменить способ учета можно в пункте «Учет товаров и услуг» настроек программы в разделе «Администрирование». Обратите внимание, если в систему уже были занесены и проведены операции с товарами и услугами, изменить этот параметр учета не получится.
Выше были описаны настройки, которые необходимо выполнить непосредственно в 1С:Управляющем. Теперь же поговорим о тех настройках, которые должны быть сделаны в процессе импорта данных. Специальный Помощник выгрузки позволит финансовому директору автоматически укрупнять номенклатуру до той детализации, которая необходима ему для управленческого финансового учета.
Для того чтобы укрупнить, или как говорят бухгалтеры — «свернуть номенклатуру», нужно выбрать в настройках Помощника Выгрузки способ сворачивания номенклатуры. Для импорта из 1С:Бухгалтерии будет доступно три варианта, из которых нужно будет выбрать подходящий. После этого во время выгрузки хозяйственных операций указанные в них позиции номенклатуры будут заменены на соответствующие им категории товаров.
После укрупнения номенклатуры хозяйственные операции с одинаковыми позициями номенклатуры объединятся, а их суммы сложатся. Благодаря этому количество выгружаемых операций многократно сократится. Так вместо сотен или тысяч операций розничных продаж будет выгружено несколько итоговых сумм выручки по категориям товаров.
Этот способ используют не только торговые компании, но и производственные, строительные, а также предприятия сферы услуг. Основным условием выбора суммового способа учета в 1С:Управляющем является наличие на предприятии другой программы, в которой налажен тотальный контроль всех номенклатурных позиций. Это могут быть любые складские, торговые или бухгалтерские программы, а также биллинговые системы учета услуг.