Часто задаваемые вопросы •
У финансового менеджера есть своя программа 1С Управляющий, в которой он ведет управленческий финансовый учет. Благодаря этой программе он сможет наладить учет с нужной ему аналитикой и детализацией, не подстраиваясь под работу бухгалтерии. Чтобы достичь этого, нужно в процессе импорта данных преобразовывать операции с бухгалтерской аналитикой и детализацией в нужный для управленческого учета вид.
В программах 1С для обмена информацией обычно используется «синхронизация данных», которая позволяет программам обмениваться между собой изменениями в документах и справочниках. К сожалению, «синхронизация» не совсем подходит финансовому менеджеру, так как она переносит данные без возможности их преобразования. В 1С:Управляющем реализован свой механизм импорта, который преобразовывает данные в нужный финансовому менеджеру вид, а также обеспечивает их миграцию только в одну сторону и за определенный период.
Одна из главных задач управленческого учета — определение структуры рентабельности бизнеса. То есть руководству необходима информация о том, какие направления деятельности или подразделения являются прибыльными для предприятия, а какие «тянут бизнес ко дну». Эта информация зачастую отсутствует в 1С:Бухгалтерии, но для программы 1С Управляющий она является ключевой.
Для определения структуры рентабельности бизнеса в 1С:Управляющем предусмотрены две аналитики: «Виды бизнеса» и «Подразделения». Первая аналитика поможет оценить рентабельность направлений деятельности предприятия и проектов, вторая — рентабельность центров финансовой ответственности, ЦФО. В процессе импорта данных из других программ 1С эти аналитики нужно откуда-то брать. К сожалению, прямых аналогов «видов бизнеса» в 1С:Бухгалтерии нет, а «подразделения» есть только в корпоративной версии программы.
В процессе импорта данных финансовый менеджер в Помощнике Выгрузки должен указать ту аналитику 1С:Бухгалтерии, которая будет выгружена в качестве видов бизнеса и подразделений 1С:Управляющего. Так, например, видами бизнеса могут стать «Номенклатурные группы» 1С:Бухгалтерии, а в качестве подразделений можно выгрузить «Организации» из бухгалтерской программы.
Помимо подстановки управленческой аналитики есть еще один вид преобразования, который выполняется в процессе импорта данных — это укрупнение номенклатуры. Но в отличие от управленческой аналитики, эта опция не является обязательной для всех и предназначена для предприятий с большим количеством номенклатурных позиций. Укрупнение номенклатуры доступно, если в 1С:Управляющем включен суммовой способ учета товаров и услуг. Подробнее можно прочитать в материале «Как добиться нужной детализации финансового учета товаров и услуг».
Укрупнение номенклатуры происходит на этапе выгрузки данных. На одном из шагов Помощника Выгрузки нужно выбрать, по какому параметру производить укрупнение. После этого позиции номенклатуры будут укрупнены и система подменит их в хозяйственных операциях выгружаемых документов.
В 1С:Управляющем реализован импорт данных только в одну сторону, что отличается от двустороннего обмена в большинстве программ 1С. Девяносто пять процентов пользователей используют 1С Управляющий как бэк-офисную программу. То есть данные сначала оперативно заносятся в бухгалтерские или торговые системы, а затем финансовый менеджер импортирует их в 1С Управляющий, не тратя время на ручной ввод. Поэтому необходимости экспортировать данные из 1С:Управляющего в другие программы не возникает.
Есть еще одна важная причина, по которой экспорт из 1С:Управляющего не предусмотрен. Назовем ее «фактором главного бухгалтера». Главбух рассматривает 1С:Бухгалтерию как свою «вотчину». Он считает, что финансовые менеджеры и другие неподконтрольные ему сотрудники должны иметь ограниченный доступ к программе, и не должны загружать в нее операции. Для главбуха это огромный риск, так как четко выверенные им данные могут быть искажены. Во избежание таких ситуаций и переживаний главбуха функционал экспорта данных отсутствует в 1С:Управляющем.
Работа финансового менеджера чаще всего выполняется циклично «от месяца к месяцу». Он получает данные из других программ за истекший месяц, при необходимости корректирует их, проставляет нужную аналитику и формирует отчетность для руководства. В следующем месяце он повторит эти действия. Такая схема работы предполагает, что данные тоже должны импортироваться за определенный период. Стандартный обмен через синхронизацию не подойдет, так как вместе с новыми данными в систему могут быть загружены изменения за «закрытые» месяцы.
Тем не менее в бухгалтерскую программу могут «задним числом» заноситься операции, которые нужны финансовому менеджеру для ведения управленческого учета. В 1С:Управляющем есть эффективный инструмент, позволяющий актуализировать информацию в документах, не тратя на это много времени. Достаточно просто повторно выполнить импорт данных в 1С Управляющий. Система автоматически сравнит операции и предложит пользователю дозагрузить только недостающую информацию. Процесс актуализации данных подробнее описан в другой статье.