Часто задаваемые вопросы •
Система согласования платежей позволяет финансовому директору собрать все потребности предприятия в платежах в одном месте. Заинтересованные сотрудники из разных отделов смогут создавать заявки в системе для их последующего утверждения и оплаты. Знакомый большинству офисных сотрудников интерфейс программ 1С сделает внедрение такой системы максимально легким.
Подключить сотрудника к системе платежей можно через раздел «Администрирование» по ссылке «Пользователи. Права доступа». Для этого нужно создать нового пользователя с ролью «Оператор» в системе. Подробнее о пользователях и их ролях рассказано в инструкции по общему порядку настройки 1С:Управляющего.
После создания пользователя необходимо открыть его форму настройки и перейти на вкладку «Права доступа». На этой вкладке нужно выбрать раздел «Деньги», в котором можно детально настроить права доступа к функционалу планирования платежей. Для обычного линейного сотрудника доступ должен ограничиваться созданием и контролем своих заявок, для чего достаточно включить параметр «Планирование платежей». А пользователю из финансового отдела, в зависимости от его задач в системе, может потребоваться включение дополнительных параметров, находящихся ниже.
Достаточно часто руководитель филиала предприятия хочет видеть и контролировать заявки, созданные другими сотрудниками, но в рамках своего подразделения. Чтобы предоставить ему доступ, необходимо выполнить два действия. Сначала нужно включить дополнительный параметр «Работа с заявками других операторов». После этого необходимо закрыть форму доступа к деньгам и на вкладке «Права доступа» перейти по ссылке «Настроить доступ к отдельным объектам учета». В открывшейся форме нужно выбрать только необходимое подразделение.
После подключения к системе согласования пользователь может начать работать с заявками на платежи. Если в настройках прав доступа включен только параметр «Планирование платежей», то у такого пользователя будут минимальные права, ограниченный интерфейс и возможность видеть исключительно свои заявки.
При заполнении заявки на платеж заявителю нужно указать всю необходимую информацию о платеже. Исключением может быть только поле «Счет». Инициатор платежа, как правило, не знает, с какого расчетного счета его компания будет производить платеж, поэтому данное поле можно оставить пустым, чтобы его позже указал сотрудник финансовой службы.
Если в программе заполнен бюджет движения денег на текущий месяц, то сумма платежа будет сравниваться с «доступным бюджетом». При превышении бюджета на форме заявки появится соответствующее предупреждение. Пользователь по-прежнему сможет сохранить заявку, но шансы на ее утверждение в дальнейшем будут невелики.
К заявке можно прикреплять файлы, например, скан договора или счёт на оплату, воспользовавшись специальной закладкой «Файлы и комментарии». Ограничений по виду загружаемых файлов нет, но есть максимальный размер файла, который нельзя превышать. При необходимости это значение можно изменить в настройках программы в разделе «Администрирование».
После заполнения и прикрепления нужных файлов заявка отправляется на утверждение руководству, но на некоторых предприятиях она должна пройти предварительное согласование у других ответственных сотрудников. Чтобы это реализовать необходимо настроить в программе дополнительные этапы согласования.
Иногда бывает необходимо согласовать платеж с сотрудниками разных отделов перед ее утверждением высшим руководством. В таких случаях понадобится добавить несколько промежуточных этапов в систему согласования заявок на платежи. Для этого нужно открыть раздел «Администрирование» и перейти в настройки 1С:Управляющего. В блоке «Согласование заявок» необходимо включить параметр «Согласовывать заявки перед утверждением». После этого появляется возможность добавить этапы и назначить на них ответственных сотрудников.
При создании этапа нужно указать подписантов, то есть сотрудников, ответственных за этот этап. По умолчанию предлагается указать одного пользователя, но можно выбрать нескольких с помощью опции «Любой из списка». При этом согласовать платеж по этапу может любой из подписантов. Данная возможность будет полезна, если, например, руководитель службы находится в отпуске и заявку согласует его зам. Обращаем внимание, что пользователь с ролью «Управляющий» имеет полные права и может согласовать платеж за любого из подписантов.
На каждом этапе согласования и утверждения программа будет автоматически сообщать подписантам о том, что наступила их очередь рассматривать заявку. После того как пользователь заходит в программу, в правом нижнем углу появляется небольшое окно с информацией о заявке, которую необходимо согласовать или утвердить. Если подписант редко использует в своей работе 1С Управляющий, он не сможет вовремя получать оповещения. Для такого пользователя можно дополнительно настроить оповещение по электронной почте.
Отправка писем по электронной почте настраивается через форму «Настройка согласования заявок». Нужно включить опцию «Оповещать подписантов по электронной почте» и выбрать необходимых пользователей из списка. Важно убедиться, что у всех выбранных подписантов отображается электронная почта. При двойном нажатии на строку пользователя откроется его карточка, в которой можно заполнить отсутствующий адрес.
Кроме включения опции, отвечающей за оповещения по почте, и проверки электронных адресов пользователей, нужно попросить системного администратора заполнить параметры почтового сервера для отправки писем. Они находятся в разделе «Администрирование» по ссылке «Настройки программы» в блоке «Системные настройки».
Утверждение, в отличие от согласования, является финальным этапом рассмотрения заявки на платеж, в котором может участвовать только пользователь с ролью «Управляющий». После того как заявка будет утверждена, редактировать её содержание станет невозможно. Утвержденную заявку необходимо исполнить, для этого ее можно передать в бухгалтерию или воспользоваться функционалом платежных поручений 1С:Управляющего.
В 1С:Управляющем на основе утвержденной заявки можно сформировать платежное поручение и отправить его в банк. Чтобы выдать доступ к платежкам нужно перейти по ссылке «Пользователи Права доступа», открыть блок настроек доступа к разделу «Деньги» и помимо опции «Планирование платежей» включить «Платежки, контроль оплаты». В отличие от других программ 1С, платежное поручение в 1С:Управляющем не является отдельным документом, а находится на форме заявки в отдельной закладке. Это сильно упрощает контроль за исполнением платежей.
У пользователя с доступом к платежкам на форме заявки отображается закладка «Платежное поручение». На ней нужно включить галочку «Подготовить платежное поручение» и заполнить необходимые реквизиты. Созданную платежку можно увидеть в списке заявок, где помимо закладки «Заявки на платежи» пользователю будет доступна закладка «Платежные поручения». Над списком подготовленных платежных поручений находится кнопка «Отправить в банк», с помощью которой можно выгрузить платежки в файл банк-клиента.
Банковские выписки загружаются в документ 1С:Управляющего «Банковские операции». В процессе загрузки программа будет искать для каждого платежа соответствующую ему заявку, созданную в 1С:Управляющем. Поиск осуществляется по таким реквизитам, как расчетный счет, контрагент, сумма и дата оплаты, которые должны совпадать у исполненного платежа и заявки. Каждая найденная заявка подставится к соответствующему ей платежу. После проведения документа «Банковские операции» в связанных с ним заявках автоматически установится статус «Оплачена».
Есть альтернативный способ установить статус для оплаченных заявок. Этот способ предназначен для тех пользователей, которые не ведут учет банковских операций в 1С:Управляющем, но используют планирование платежей. Статус «Оплачена» можно включить вручную на форме заявки.
Как мы писали выше, помимо финансовых сотрудников, к системе согласования платежей могут быть подключены работники линейных подразделений. Из всего функционала 1С:Управляющего им доступна только работа с заявками, причем просматривать можно только свои заявки. В таком случае единственный способ контроля исполнения платежа — увидеть информацию об оплате непосредственно на форме заявки.
Когда сотрудник линейного подразделения откроет форму заявки, в нижней ее части он увидит статус платежа «Оплачена». Справа от статуса расположена ссылка, при клике на которую открывается окошко с датой совершения оплаты.