Система казначейских заявок в 1С:Управляющем позволит организовать единую среду для создания, согласования и исполнения всех платежей предприятия. Руководители линейных подразделений прямо в сервисе легко могут создавать заявки на оплату нужд своих отделов. Простой интерфейс сервиса позволит без труда работать с заявками не только опытным финансистам, но и сотрудникам без финансового образования.
Созданные заявки на платежи попадут в один общий список, где директор увидит полную картину планируемых платежей предприятия. Любую заявку из списка можно открыть, чтобы посмотреть всю информацию о предстоящем платеже. На закладке «Файлы и комментарии» ответственные сотрудники смогут прикрепить к заявке сканы документов и оставить необходимые комментарии о согласовании платежа.
В 1С:Управляющем есть возможность составлять финансовые бюджеты предприятия. Благодаря этому можно контролировать, укладывается ли платеж по заявке в утвержденный бюджет движения денег. Для корректного контроля платеж по заявке сравнивается не со всей суммой бюджета на месяц, а с «доступным бюджетом».
Для расчета «доступного бюджета» берется сумма из утвержденного бюджета по статье за месяц и вычитаются уже совершенные платежи по статье с начала месяца. Получившийся остаток сравнивается с суммой платежа из заявки. Благодаря этому пользователь сможет сразу же при создании заявки узнать, не превысила ли она бюджет.
Практически у любого предприятия есть какие-то периодические платежи — за аренду, услуги связи, доставку воды и так далее. Для того, чтобы финансовым работникам не приходилось каждый раз вручную оформлять такие повторяющиеся платежи, в сервисе 1С:Управляющий предусмотрена возможность создания заявок по заданному расписанию. Автоматически созданные заявки на платежи появятся в общем списке, где их останется только согласовать и утвердить.
Созданные в сервисе заявки передаются «на рассмотрение» руководителю — это может быть финансовый директор, старший экономист или генеральный директор компании. Руководитель сможет быстро посмотреть список всех заявок в статусе «На рассмотрении», открыть интересующую заявку из списка и изменить ее статус на «Утверждена» или «Отклонена». Чтобы не тратить время на утверждение каждой заявки по отдельности, руководитель сможет выделить сразу несколько заявок в списке и утвердить их «скопом».
После того, как заявка будет утверждена, ее останется исполнить. Это можно сделать разными способами. Во-первых, по утвержденным заявкам прямо из сервиса можно будет создать платежные поручения и отправить их в банк. Во-вторых, можно сформировать реестр платежей и передать его на исполнение бухгалтерам.
Базовый функционал согласования платежей в 1С:Управляющем подразумевает, что созданные заявки сразу же отправляются на утверждение руководством. Но что делать более крупным предприятиям, где заявка может проходить несколько этапов согласования перед тем, как попадет на стол директора? Специально для таких компаний в 1С:Управляющем предусмотрена возможность настраивать этапы согласования заявок и назначать ответственных за каждый этап.
Для того, чтобы оповестить ответственных сотрудников о необходимости согласовать платеж, в сервисе предусмотрена возможность автоматической отправки оповещений по электронной почте. Как только один сотрудник согласует очередной этап, программа тут же вышлет оповещение ответственному за следующий этап.
1С:Управляющий позволит разграничить доступ сотрудникам, ответственным за создание, согласование и исполнение платежей. У инициаторов платежей (обычно это руководители различных отделов) будет весьма ограниченный доступ — они смогут создавать и просматривать заявки только по «своему» подразделению.
У сотрудников финансовой службы возможности работы с заявками будут гораздо шире. Они смогут увидеть полную картину планируемых платежей всего предприятия, утвердить или отклонить заявки и распланировать их оплату в Платежном календаре. Рядовым финансовым работникам можно предоставить доступ к формированию платежных поручений и загрузке выписок из Банк-клиента. Всю настройку сможет выполнить сам финансовый директор, потратив на это не больше пары минут.
Очень часто руководители отделов при создании заявок на платежи не знают точно, с каких расчетных счетов их заявки будут оплачены, поэтому информацию о расчетных счетах они оставляют незаполненными. Эту информацию сможет указать уже финансовый менеджер при работе с Платежным календарем.
После того, как заявка на платеж будет согласована и утверждена, она автоматически попадет в платежный календарь. Финансовый менеджер в календаре сразу же увидит, у каких заявок не был указан расчетный счет для оплаты и в одно движение мыши перенести эти заявки на нужный счет.
После того, как финансист определится с расчетным счетом для оплаты заявки, в платежном календаре автоматически пересчитаются все планируемые остатки денег на каждый день до конца месяца. Это позволит заранее выявить появление «кассовых разрывов» и заранее принять меры по их устранению.
Например, оплату заявки прямо в Платежном календаре можно будет мышкой перетащить на ту дату, когда планируется приход денег от заказчиков. Или же оплату заявки можно будет «разбить», проведя часть платежа по одному расчетному счету и часть — по другому.
Заявки на оплату и платежки в сервисе 1С:Управляющий интегрированы друг с другом. Прямо в форме утвержденной заявки пользователь сможет заполнить реквизиты платежного поручения, а из списка заявок — отправить сформированные платежки в банк. Благодаря этому можно быть уверенным, что все утвержденные заявки будут переданы на исполнение банком.
После того, как платежные поручения будут обработаны банком, полученные банковские выписки можно будет загрузить как в 1С:Управляющий, так и в базы 1С:Бухгалтерии, чтобы и там, и там отразить в учете факт платежа.
Заключительный шаг в работе с заявкой — отражение факта ее оплаты. Это в сервисе выполняется автоматически при загрузке банковских выписок. Система найдет и подставит в загружаемые банковские выписки соответствующие заявки и автоматически установит у этих заявок статус «Оплачена».
Проконтролировать оплату заявок можно будет прямо из списка, где оплаченные заявки будут отмечены галочкой. Это позволит сотрудникам, которые создавали заявки, быстро узнать, какие из их заявок были оплачены, а какие — нет. Финансовый директор сможет сформировать «Реестр заявок», чтобы проконтролировать статус оплаты сразу по всем заявкам.
