Чтобы подготовить консолидированную отчетность для собственников бизнеса, финансовому менеджеру приходится вручную собирать информацию из нескольких бухгалтерских программ и сводить эти данные в электронных таблицах. 1С:Управляющий позволит решать проблемы консолидации финансов куда более быстрым и эффективным способом — с помощью импорта данных.
Импорт данных в 1С:Управляющем работает по принципу «из документа в документ». Это означает, что из бухгалтерских баз берутся не сводные данные или бухгалтерские проводки, а отдельные хозяйственные операции, такие как закупки, продажи, начисления зарплаты и т. д. Эти операции будут переноситься в соответствующие документы 1С:Управляющего но уже с той аналитикой, которая нужна финансисту для получения консолидированной управленческой отчетности.
Использование такого подхода позволит при необходимости скорректировать любые загруженные операции в 1С:Управляющем, например, дополнив бухгалтерскую часть зарплаты управленческими начислениями. Поскольку каждая загруженная операция отразится в учетных данных программы, в финансовых отчетах можно будет «провалиться» в любую сумму и узнать, какие именно операции ее сформировали. Это обеспечит прозрачность учета и позволит выявлять учетные ошибки в программе.
В отличие от механизма синхронизации данных, реализованного в других программах 1С, импорт операций в 1С:Управляющем работает только в одну сторону, позволяя получать операции из бухгалтерских баз. При этом бухгалтера могут не волноваться — в обратную сторону управленческие операции в их базу не попадут.
Почему финансового директора не устраивает аналитика из бухгалтерских программ? Ответ очень простой — эта аналитика в первую очередь предназначается для того, чтобы помочь бухгалтерам правильно рассчитать налогооблагаемую базу, а для решения задач финансового директора она плохо подходит.
Одна из ключевых задач консолидации финансов — получение итоговой финансовой отчетности по структуре рентабельности бизнеса. Ведь топ-менеджмент (в отличие от налогового инспектора) интересует не только общая сумма прибыли, но и какие именно виды бизнеса и подразделения на предприятии приносят прибыль, а какие — убытки. И зачастую одной только «бухгалтерской аналитики» оказывается явно недостаточно.
Мы занимаемся проектными работами и конечно, нам нужно было знать, сколько прибыли принес каждый проект. В Бухгалтерии наладить попроектный учет было почти невозможно, а вот Управляющий для этого нам идеально подошел.
В 1С:Управляющем есть две управленческие аналитики доходов, расходов и прибыли — виды бизнеса и подразделения. В процессе импорта данных специализированный «Помощник выгрузки» позволит выбрать бухгалтерскую аналитику, которая загрузится в 1С:Управляющий в качестве видов бизнеса и подразделений. Например, видами бизнеса могут стать «номенклатурные группы», а подразделениями — «организации» 1С:Бухгалтерии.
В бухгалтерских программах справочники номенклатуры бывают сильно «перегружены», поскольку в них заносится вся номенклатура товаров, материалов, продукции предприятия. Нужна ли вся эта информация финансовому директору? Как правило — нет, ведь финансовому директору, в отличие от маркетологов или менеджеров по закупкам, слишком детализированный учет номенклатуры не помогает, а скорее усложняет работу. И здесь на помощь придет возможность «сворачивания» номенклатуры при ее импорте в сервис 1С:Управляющий.
Приведем пример. В продовольственном магазине количество наименований товаров может исчисляться тысячами и дублировать их в управленческом учете обычно не нужно. Поэтому в целях консолидации финансов всю эту номенклатуру при импорте можно «свернуть» до укрупненных позиций — например, до номенклатурных групп (Бакалея, Молочная продукция, Кондитерские изделия и т.д.)
Помимо сворачивания номенклатуры, при импорте данных в 1С:Управляющий можно «укрупнять» и другую аналитику. В частности, выгружать товарные операции не по отдельным складам, а в целом по предприятию, объединять несколько однотипных статей в одну. Кроме того, при необходимости в сервис финансового учета можно загружать операции начисления и выплаты зарплаты не отдельно по каждому сотруднику, а сводно по предприятию или по подразделениям, где эти сотрудники работают и т. д.
В бухгалтерских базах может не оказаться всей информации, необходимой экономисту при финансовой консолидации в 1С:Управляющем. Чтобы решить эту проблему, в сервисе 1С:Управляющий предусмотрена возможность корректировать любые операции, загруженные из 1С:Бухгалтерии или других систем.
С покупкой 1С:Управляющего у меня наконец-то появилась своя программа, где я могу сама, не затрагивая работу бухгалтеров, получать нужные мне данные из Бухгалтерии, а потом — еще и дополнять их аналитикой, нужной мне для управленческого учета.
Огромное преимущество 1С:Управляющего перед другими финансовыми сервисами в том, что все виды хозяйственных операций загружаются в отдельные документы и в таком виде хранятся в базе. Благодаря этому в сервисе очень легко найти и просмотреть любую операцию в соответствующем разделе программы.
Любой загруженный документ в сервисе можно открыть, просмотреть его и если нужно — внести корректировки. Например, если в 1С:Бухгалтерии не указывался проект, по которому прошла реализация, то эту информацию можно будет заполнить уже после импорта. Достаточно просто найти в 1С:Управляющем соответствующий документ отгрузки, открыть его и проставить в нем нужный проект.
В бухгалтерской программе внутренние расчеты между «своими юридическими лицами» ничем не отличаются от расчетов с другими контрагентами. Это большая проблема для финансового директора, которому нужно выявить и исключить ВГО при консолидации финансов.
Благодаря возможности корректировки загруженных операций финансовый директор сможет элиминировать доходы и расходы по реализациям между собственными юридическими лицами. Отгрузки товаров между своими организациями подменяются на внутренние перемещения товаров, а оплату можно будет заменить на перемещение денег между «своими расчетными счетами».
Cервис финансового учета 1С:Управляющий позволяет элиминировать операции между собственными юридическими лицами и сформировать консолидированную финансовую отчетность по группе компаний, очищенную от внутригрупповых оборотов.
Что делать в случае, если после импорта данных в 1С:Управляющий, в базах 1С:Бухгалтерии задним числом изменят или создадут какие-то операции? Для того, чтобы эти корректировки нашли отражение в управленческом учете, достаточно просто еще раз импортировать операции за прошедший месяц.
При повторной загрузке программа сама сравнит старые и новые данные, проанализирует их и выявит расхождения. При этом расхождения могут быть связаны не только с вводом новых данных на стороне Бухгалтерии, но и с внесением корректировок, уже выполненных финансовым менеджером на стороне 1С:Управлящего. Пользователю нужно будет только указать, какие данные перезагрузить из 1С:Бухгалтерии, а какие оставить без изменений в 1С:Управляющем.
Мне очень понравилось, как в 1С:Управляющем сделана повторная загрузка. Я по каждому документу сразу вижу, в каких именно операциях что и где поменялось, и могу принять решение, что мне с этими операциями делать.
После того, как импорт хозяйственных операций в 1С:Управляющий будет завершен, можно перейти к основной задачи консолидации финансов — получению итоговой финансовой отчетности. Для этого разработчиками финансового сервиса созданы специальные формы отчетов, куда автоматически попадет информация из загруженных операций в удобном для анализа и печати виде.
Консолидированная финансовая отчетность в 1С:Управляющем представлена как в виде «классических» форм отчетов P&L и CashFlow, так и в виде множества других отчетов для более детального анализа структуры рентабельности бизнеса по подразделениям, видам бизнеса, проектам и т. д.
Помимо итоговых финансовых отчетов, в сервисе 1С:Управляющий представлены и другие отчеты для анализа расчетов к контрагентами и сотрудниками, контроля остатков и движения товаров, денег, имущества и решения других задач управленческого финансового учета.
